Bedrijfsvoering

De ontwikkeling van de stad vraagt om een organisatie die zich makkelijk aanpast.
In 2022 hebben we de volgende resultaten neergezet:

Medewerkers leren van elkaar en leren door terug te kijken naar hun proces en resultaat.
In 2022 zijn belangrijke gesprekken gevoerd over de manier van werken in de gemeente Zaanstad. En wat ambtenaren kunnen en moeten doen om onze missie en visie waar te maken in het belang van onze inwoners en partners in onze gemeente. We hebben scherp gekregen waar we voor staan en wat dat betekent voor het leren in het werk. We zijn daarom ook aan de slag gegaan met onze nieuwe waarden lef, ruimte, waardering en vertrouwen.

Collega’s uit verschillende vakgebieden werken samen aan de opgaven.
In 2022 is het nieuwe organisatiemodel in potlood neergezet. We hebben de eerste concrete stappen gezet naar duidelijke management aansturing op de strategische opgaven. Ook doen we dat nu voor het gebied Zaandam Oost. Zodat ambtenaren, inwoners en partners in 2023 weten wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het werk en daar ook op aanspreekbaar zijn.

Sterker leiderschap.
We hebben dit jaar veel tijd en energie geïnvesteerd in ons gezamenlijke leiderschap. Dit verdiende veel aandacht omdat het hard nodig was om meer rust te krijgen in de organisatie. De focus lag daarom op de samenwerking binnen de top van de ambtelijke organisatie. Ook zijn alle ruim 80 leidinggevenden met elkaar aan de slag gegaan met leiderschap. Aandacht was hier voor de ontwikkeling van het openbaar bestuur en goed werkgeverschap. Denk aan thema’s als vertrouwen, diversiteit en inclusie, leren om gaan met ongemak en dilemma’s. We hebben een medewerkerbetrokkenheidsonderzoek gehouden in de laatste maanden van het jaar. De resultaten nemen we als belangrijke inzichten mee in het vervolg van de organisatie ontwikkeling. De eerste inzichten laten een verbetering zien van het leiderschap.

Alle medewerkers zijn zich bewust van het politieke proces.
We zijn op uiteenlopende manieren met dit doel aan de slag gegaan. Zeker de uitkomsten van het rapport van &vdlaar zijn hier van groot belang. Dat gaat over het beter krijgen van het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken daarom aan het verbeteren van de cultuur in onze organisatie. Dat gaat over de rol en verantwoordelijkheid die ons topmanagement heeft om het werk en de bestuurlijke wensen in goede banen te leiden richting alle medewerkers.

Doel 2: De organisatie zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners: voor burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening en juridische procedures. Dat doen we zowel in persoonlijk contact (offline) als via digitale kanalen (online).
Met het aflopen van de bestuursperiode in 2022 hebben we de bestuursopdracht Zaans Samenspel afgerond die in 2020 was vastgesteld (Raadsinformatiebrief 2020/11608). We hebben de gemeenteraad over de resultaten van de drie sporen van deze bestuursopdracht geïnformeerd (Raadsinformatiebrief 2022/11147).

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Natuurlijk moeten we ons houden aan wetten en regels. We kijken bij lastige keuzes naar kansen en risico’s. Bij besluiten laten we duidelijk zien waarom we daarvoor kiezen. Ook kijken we goed naar de gevolgen van besluiten.
Informatiebeveiliging en privacy
In de jaarrapportages Informatiebeveiliging en Privacy leest u uitgebreid over informatiebeveiliging en privacy. In 2022 is een eerste aanzet gemaakt om de directie en management te wijzen op de gevolgen van een cybercrisis. Dit gebeurde door een cybercrisisgame.
Wet open overheid
In 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. In de paragraaf Wet open overheid gaan we hier verder op in.
In het jaarverslag integriteit (zie verderop in deze paragraaf) gaan we in op de ontwikkeling van het integriteitsbeleid.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Wij willen met onze bedrijfsvoering doen wat wij van onze inwoners en ondernemers vragen als het gaat om duurzaamheid en goed werkgeverschap. Wij willen een voorbeeldfunctie vervullen.
Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen:

1. de gemeente in de rol van opdrachtgever met ambities voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).
2. het als werkgever betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Met de ondertekening van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025 geeft Zaanstad aan de effectiviteit en de impact van maatschappelijk verantwoord inkopen verder te vergroten.
In 2022 zette Zaanstad bij 8 van de 38 Europese aanbestedingen in op CO2 reductie, hergebruik materialen en nul uitstoot. Bij de overige 30 Europese aanbestedingen waren hiervoor geen mogelijkheden. Daarbij ging het om diensten waar grotendeels een indirecte relatie zit met duurzaamheid en circulariteit. Deze opdrachten bevatten geen fysieke of logistieke componenten.
Door middel van bijeenkomsten en trainingen vergroot Zaanstad bewustzijn, kennis en expertise op deze onderwerpen. Onze in TenderNed gepubliceerde aanbestedingen (dat zijn alle Europese aanbestedingen en de meervoudig onderhandse aanbestedingen van het Ingenieursbureau) registreren en monitoren we op eenduidige wijze in de landelijke MVI ZET tool. Verder loopt er een pilot met een effectmonitoringssysteem voor CO2-reductie en circulariteit.
Door corona en het nieuwe werken is de aanbesteding van het multiservices contract (catering, schoonmaak, beveiliging) met een jaar uitgesteld. In 2022 was nog niet precies duidelijk wat we in de nieuwe situatie voor diensten nodig hebben. Bij aanschaf van meubilair is gekozen voor hergebruik.

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
In 2022 is een start gemaakt met de vernieuwing van het anti-agressie beleid. Ook is er flink geïnvesteerd in het opleiden van onze medewerkers. Daarnaast is eind 2022 een beleidsadviseur Verzuim en Vitaliteit geworven, om de organisatie te adviseren over duurzame inzetbaarheid binnen Zaanstad.

Doel 5: De organisatie werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Wij willen een organisatie zijn met een open en waarderende cultuur, waarin de stad zich kan herkennen. De kracht van onze organisatie zit in het bij elkaar brengen en waarderen van verschillen. Wij omarmen de diversiteit van mensen en hun denken. We begrijpen zo de vragen van inwoners en ondernemers beter. We komen tot oplossingen met draagvlak in de stad. Behalve de maatschappelijke vragen, geldt dit ook voor de medewerkers die zichtbaar in de wijken werken en werken in onze dienstverlenende processen.
In 2022 hebben we leidinggevenden getraind in inclusief leiderschap en objectief selecteren en beoordelen. Ook is de workshop #Zaanstadinclusief! opnieuw aangeboden. De structuur van het programma Diversiteit & Inclusie kreeg vorm en is bemenst. De Ondernemingsraad heeft aandacht voor het onderwerp met een commissie D&I. Inmiddels zijn er met 18 nieuwe leden nu 35 ambassadeurs voor D&I binnen de organisatie. Onze wervingsinstrumenten maken we inclusiever en neutraler, om mensen met diverse achtergronden te bereiken. Er is veel aandacht voor signalen van sociale onveiligheid. Hierover zaten ook vragen in het medewerkersonderzoek. De norm voor diversiteit en inclusie van de directie uit 2020 is aangescherpt. Deze biedt meer houvast over welk concreet gedrag nodig is van medewerkers, leidinggevenden, directie en vak-afdelingen om inclusief te werken en denken. Daarbij kijken we ook naar kansengelijkheid en het zijn van een veilige organisatie waar je kunt zijn wie je bent.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Wij weten dat slim omgaan met gegevens en informatie leidt tot een gerichtere aanpak en betere resultaten voor inwoners. De mogelijkheden van data gestuurd werken zijn enorm. Denk aan schonere straten, veiligere buurten en betere voorzieningen. Maar hoe benut je die mogelijkheden en kom je daadwerkelijk tot de betere resultaten op basis van data? In Zaanstad werken we met veel ambitie om goede keuzes te kunnen maken. De kennis en systemen zijn grotendeels aanwezig. Het draait nu vooral om cultuurverandering om beschikbare data veel beter te benutten.

• We hebben samen met maatschappelijke partners de Data Labs huiselijk geweld en kwetsbare burgers uitgevoerd.
• We hebben een datastraat ontwikkeld voor toekomstige Data Labs. Hierdoor kunnen we technisch snel en veilig data delen tussen de gemeente, GGD en Parteon. Terwijl de privacy gewaarborgd is.
• We zijn in staat om geautomatiseerd, gecontroleerd en op veilige wijze data te leveren via ons Datapakhuis. Waarbij de privacy gewaarborgd is
• Er zijn verbeteringen gerealiseerd in de informatieketens 1) Jeugd, 2) Participatie, 3) WMO, 4) Burgerzaken, 5) Vergunningen & Handhaving, 6) Inkoop en 7) belastingen, zoals het goedkeuren van data, het ontwikkelen van operationele dashboards, rolinvulling en samenwerking in de informatieketens is verbeterd, de besturing is versterkt, etc.
• De datageletterdheid van de organisatie is vergroot door inspiratiesessies, trainingen en workshops in de Data Academy.

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 verantwoorden we ons op een nieuwe manier aan de gemeenteraad op basis van de gewijzigde regelgeving. De onafhankelijke accountant geeft niet langer het oordeel over de rechtmatigheid in de controleverklaring af. Dit gaan wij, als College van B&W, zelf doen. In programma 7 gaan we verder in op de beheersing van de interne processen. De raad heeft een interne managementletter ontvangen over de kwaliteit van de grote financiële processen in de organisatie.
Hieronder een opsomming van de geconstateerde fouten en onzekerheden over 2022 in relatie tot de financiële rechtmatigheid. Het betreft een fout wanneer de geldende wet-en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven is er sprake is van een fout of niet. In het accountantsverslag over 2022 noemt men dit een onzekerheid.

Inkoop en aanbestedingen
Binnen Zaanstad worden niet Europese aanbestedingen decentraal uitgevoerd zonder een eenduidig proces. Gevolg is dat documenten niet centraal worden bewaard en achteraf moeilijk opvraagbaar zijn. Het risico is dat blijkt dat een niet-Europese aanbesteding achteraf toch Europees had moeten worden aanbesteed. Dit is uit de interne controle ook gebleken voor een aantal aanbestedingen. Hierdoor is een financiële fout ontstaan van € 1.408.991, circa 0,7% van de totale inkopen over 2022.

Jeugd en Wmo
Voor de controle op prestatielevering binnen het sociale domein zijn wij afhankelijk van productieverantwoordingen met een controleverklaring van de zorgleveranciers. Een aantal zorgleveranciers hebben deze (nog) niet aangeleverd. Dit leidt tot een onduidelijkheid over de financiële onrechtmatigheidsfout.

PGB
Binnen Zaanstad worden geen controles uitgevoerd op of controleverklaring ontvangen van de prestatielevering van de uitgekeerde PGB-bedragen. Het risico bestaat dat het uitgekeerde PGB voor andere doeleinden wordt gebruikt. Dit leidt tot een onduidelijkheid over de financiële onrechtmatigheidsfout.
Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de geconstateerde fouten en onzekerheden zijn de onderstaande aanbevelingen gedaan:

Frauderisico’s
Het oordeel over de financiële rechtmatigheid is de conclusie van de uitgevoerde kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles. Hiermee stellen we voor een steekproef vast dat de output van een proces voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij het uitvoeren van de controles kan een mogelijke fraude worden gesignaleerd. Deze signalen worden overgedragen aan de coördinator integriteit. De coördinator rapporteert hierover in het jaarverslag. In 2023 zal een notitie over het beheren van frauderisico’s binnen gemeente Zaanstad opgesteld worden.