Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan in-, door- en uitstroom, verzuim, medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, overige ontwikkelingen op het gebied van personeel en het jaarverslag integriteit. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de Najaarsrapportage 2022.

Werking van het capaciteitsbudget

Het capaciteitsbudget bestaat uit drie componenten: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en vice versa. Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget niet overschreden wordt. Het capaciteitsbudget kan wel incidenteel worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).
Het beleid is dat een budgethouder (“op basis van geplande bedrijfsvoering en geplande prioriteiten”) zijn capaciteitsbudget over de drie componenten (salariskosten, inhuur ziekte/ vacature en inhuur flexibele schil) kan verdelen. Het uitgangspunt hierbij is dat vast werk wordt uitgevoerd door medewerkers vast in dienst. Om diverse redenen kan echter gekozen worden voor externe inhuur. Bijvoorbeeld wanneer het werk tijdelijk is of wanneer er sprake is van tijdelijke gelden.
Met een jaarrekeningresultaat van 1% verschil op het bruto capaciteitsbudget doen we het heel goed. Het voordeel ten opzichte van de Najaarsrapportage bedraagt ca. €1,3 mln.

Het resultaat kan als volgt worden verklaard:

• lagere lasten voor de uitvoering van de energietoeslag
• minder uitkeringsaanvragen
• lagere lasten voor de ondersteuning van de “ondertussengroep” (wet inburgering)
• lagere lasten door het uitstellen van de Omgevingswet

De verwachting is dat deze lasten in 2023 alsnog tot uiting komen.
Tevens zien we voordelen door moeilijk vervulbare vacatures door krapte op de arbeidsmarkt maar ook nadelen wegens verzuim dat wordt opgevangen door tijdelijk in te huren en verkoop van verlof.

Tot slot is er in december 2022 een eenmalige uitkering uitbetaald. Voor de toelichting hierop wordt verwezen naar het kopje “Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel” in deze paragraaf.

Realisatie salariskosten 2021 versus 2022

De stijging van de salariskosten kan worden verklaard door de salarisverhoging per 1 april 2022 van 2,4%. Daarnaast is er in december een eenmalige uitkering uitbetaald. Tot slot is het personeelsbestand met 79 fte toegenomen wat tot extra salarislasten leidt.

De inhuurkosten zijn 1,2 % hoger dan begroot. Dit bedrag wordt volledig gecompenseerd door lagere salariskosten zodat er per saldo een voordeel voor de jaarrekening is ontstaan.

Toelichting inhuur externe expertise

De inhuurkosten van de gemeente bestaan naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. Het gaat hier om tijdelijke inhuur van experts voor werkzaamheden waarvoor specifieke kennis vereist is of waarbij juist het netwerk van een externe medewerker (doordat hij in meerdere organisaties werkt) in het voordeel van Zaanstad is. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, zoals projectgelden of subsidies
Aan externe expertise is meer besteed dan begroot. Dit nadeel wordt onder andere veroorzaakt door meer inzet van externe expertise voor MAAK opgaven en invulling die gegeven is aan de Woningbouwimpuls (WBI). Dekking hiervoor is gevonden in projectgelden, rijksbijdragen en het transformatiefonds.

Apparaatslasten

Bij de apparaatslasten hebben we per saldo een voordeel van € 0,4 mln. Dit is het saldo van een voordeel op het capaciteitsbudget (€ 1,3 mln.), een nadeel op de gerealiseerde uren € 0,1 mln. , een nadeel op uitbesteed werk van € 0,4 mln. en een nadeel bij externe expertise van € 0,4 mln. Capaciteitsbudget en externe expertise zijn hiervoor toegelicht. Nadeel bij uitbesteed werk komt voornamelijk door externe inzet bezwaarafhandeling bij belastingen. Het verschil bij gerealiseerde uren is verwaarloosbaar.

Tabel kengetallen

*Aantal inwoners per 1 januari 2021 (prognose): 158.273, per 1 januari 2022 (prognose): 157.785 Bron: Zaanstad in Cijfers.

Inhuurkosten (2021 versus 2022)

De totale inhuurkosten zijn 21,6% van de totale salarisbegroting. Dit is hoger dan 2021. Met betrekking tot inhuur worden altijd 2 uitgangspunten gehanteerd. Namelijk vast werk door vaste mensen en bij tijdelijke gelden (langer dan 2 jaar) wordt ervoor gekozen iemand in vaste dienst te nemen.

Er is een aantal redenen voor de stijging van externe inhuur. Ten eerste zijn er incidenteel gelden ontvangen. Hierop is ingehuurd en geen personeel aangenomen, omdat het tijdelijke werkzaamheden betreft. Ten tweede lukt het door de krappe arbeidsmarkt niet altijd om meteen nieuwe medewerkers aan te nemen en huren we tijdelijk in. Ten derde heeft de organisatie te maken met een hoger ziekteverzuim dan de jaren ervoor. Bij langdurige uitval is het soms noodzakelijk om in te huren. Tot slot is de inhuur ook toegenomen vanwege hoge werkdruk op sommige plekken in de organisatie.

Inhuur als percentage van de totale bezetting in fte (2021 versus 2022)

Het inhuurpercentage (fte) is in 2022 ongeveer gelijk aan vorig jaar. De inhuur is wel iets gestegen met ca. 17,5 fte. Die inzet was om een aantal redenen noodzakelijk.
Zo was er meer langdurig verzuim, waarbij externe inhuur is ingezet om de werkzaamheden (tijdelijk) op te vangen. Ook merken we een voortdurende krapte op de arbeidsmarkt. Het lukt daarom niet altijd voor alle functies tijdig een geschikte kandidaat te vinden. Dit vangen we tijdelijk op door in te huren.
Daarnaast zien we ook dat er wordt ingehuurd voor regionale projecten, waarbij de inhuur geplaatst wordt bij Zaanstad. Een voorbeeld hiervan is project AVANT. Dit betekent overigens niet dat Zaanstad ook altijd de volledige kosten draagt. De kosten worden in deze situaties vaak gedeeld met andere partijen (zoals andere gemeenten).
Tot slot is er ook ingehuurd om (tijdelijke) extra werkzaamheden op te vangen, zoals bijvoorbeeld vanwege stedelijke en bouwkundige projecten. Maar ook wordt ingehuurd om inwoners compensatie voor de stijgende energierekening toe te kennen. Daarnaast vraagt ook de opvang en registratie van (Oekraïense) vluchtelingen extra inzet in zowel het maatschappelijke als het stedelijke domein.

*Aantal inwoners per 1 januari 2021 (prognose): 158.273, per 1 januari 2022 (prognose): 157.785 Bron: Zaanstad in Cijfers.

Toelichting op kengetallen personeel

Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +15 fte.
De organisatie is dit jaar gegroeid. Er zijn na de najaarsrapportage op veel verschillende plekken in de organisatie vacatures vervuld. Ook zijn er medewerkers vertrokken. Per saldo is de bezetting gestegen met ca. 15 fte.
De toename van de bezetting komt voornamelijk voort uit het vervullen van reguliere vacatures die ontstaan zijn door vertrek of doorstroom van medewerkers. Op veel afdelingen in de organisatie zien we kleine uitbreidingen, zoals bijvoorbeeld uitbreiding van capaciteit op minimaregelingen. Ook zien we dat er medewerkers zijn aangenomen op taken die eerder werden uitgevoerd door externe inhuur. Bij Straattoezicht zien we bijvoorbeeld een uitbreiding met betrekking tot het Team Wijkgerichte Overlast.

In-, door- en uitstroom 2022 (2021 versus 2022)

Deze staafgrafiek toont het percentage in-, door- en uitstroom in 2021 en 2022, afgezet tegen de benchmark van het A&O fonds 2021.

In 2022 zijn er in totaal 246 medewerkers ingestroomd (21,2%). Dat zijn er zo’n 50 meer dan vorig jaar en dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2021: 12,2%. In 2021 was dit bij Zaanstad 17,5%.
Daarnaast zijn er in 2022 139 medewerkers doorgestroomd (10,5%). De doorstroom bij Zaanstad ligt boven de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2021 (7,3%). Net als vorig jaar zien we medewerkers doorstromen naar hogere functies, naar functies van gelijk niveau en naar lagere functies. In het kader van duurzame inzetbaarheid is dit een positieve ontwikkeling. In 2021 was het doorstroompercentage bij Zaanstad 7,9%.
In 2022 zijn er in totaal 164 medewerkers uitgestroomd (12,4%). Dat zijn er twee meer dan vorig jaar en dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2021: 8,3%. In 2021 was dit bij Zaanstad 12,6%.

Verzuim (2021 versus 2022)

Deze afbeelding toont het verzuim in Zaanstad in 2022 en de procentuele verdeling naar het aantal dagen verzuim. Over 2022 was het gemiddelde verzuimpercentage 7,7%. Dat is 1,6 procentpunt hoger dan in 2021 (6,1%). In 2021 was het gemiddeld verzuim van de 100.000+ gemeenten 5,4% (A&O Fonds).
Het verzuim laat een stijgende lijn zien. Dit is in lijn met het landelijk beeld: o.a. krapte op de arbeidsmarkt en mentale klachten zorgden voor het hoogste verzuim in de afgelopen 20 jaar[1]. Bij Zaanstad zien we vooral meer verzuimgevallen tot 43 dagen (kort en middellang verzuim). In het langdurende verzuim (43 dagen of langer) is het aantal ziektegevallen vrijwel gelijk, maar zien we wel dat het verzuim langer duurt. Om zieke medewerkers en leidinggevenden de juiste begeleiding te bieden is er in 2022 ingezet op extra capaciteit van de bedrijfsarts. Ook is er een aanbesteding geweest voor een nieuwe arbodienstverlener. In de start van de hernieuwde samenwerking is ingezet op nauwere samenwerking tussen arbodienst en gemeente. Met het aantrekken van een beleidsadviseur Verzuim en vitaliteit in het najaar is o.a. beoogd om meer te gaan doen aan preventie en daarmee nieuw verzuim te laten afnemen. Ook is in het najaar onderzocht waar nog kan worden verbeterd in de verzuimbegeleiding van de zieke medewerkers met als doel herstel waar mogelijk te bevorderen.

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt

Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 36,5 fte (voor 2022) in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Zaanstad voldoet aan deze wettelijk verplichting met het vervullen van 36,6 fte.
Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het vorige college heeft de ambitie uitgesproken om 5% van het personeelsbestand (omgerekend ca. 65,1 fte in 2022) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De organisatie heeft zich hard gemaakt om deze doelstelling te behalen. In 2022 is voor 55,8 fte ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, 19 fte boven het wettelijke vereiste. De ambitie van 2022 trekken we door naar 2023 en we werken toe naar de realisatie van 5%.

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel

Ten aanzien van de ontwikkelingen op het gebied van personeel verwijzen wij naar de burap. Daarnaast hebben wij de volgende aanvulling hierop:

Eenmalige uitkering

Het overleg over de cao voor 2023 gaat trager dan gewenst. De VNG heeft daarom met de vakbonden afgesproken om medewerkers in december 2022 een eenmalige uitkering te geven. Deze afspraak geldt alleen voor 2022 en staat los van de onderhandelingen over de cao voor 2023. Alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst, uitzendkrachten en oproepkrachten die op 1 december 2022 in dienst waren, hebben de eenmalige uitkering uitbetaald gekregen bij het salaris van december 2022. De eenmalige uitkering was voor medewerkers tot en met schaal 8 € 750 bruto, en voor medewerkers vanaf schaal 9 € 375 bruto. Deeltijders hebben het bedrag naar rato van het dienstverband ontvangen.

Thuiswerkvergoeding

Verder verlengden cao partijen de afspraak over de thuisvergoeding van € 2,- netto per dag, totdat zij iets anders afspreken in de cao voor 2023.

Reiskosten

Eén van onze arbeidsvoorwaarden is de fiscale uitruil woon-werkverkeer. Fiscaal uitruilen van reiskosten leidt tot belastingvoordeel voor de medewerker. Op die manier komen we tegemoet aan de reiskosten die medewerkers maken. Sinds 2021 kunnen medewerkers, als gevolg van de coronacrisis, op basis van hun werkelijke reisdagen uitruilen. Per 1 januari 2023 wordt het totale belastingvoordeel van medewerkers verhoogd (van € 0,19 in 2022) naar € 0,21 per kilometer woon-werkverkeer.
Wanneer medewerkers met het OV reizen ontvangen zij (voor het deel vanaf 10 km t/m 40 km woon-werkreis) een netto vergoeding van € 0,10 per kilometer (deze netto vergoeding blijft ongewijzigd in 2023). Bovenop deze netto vergoeding ontvangen zij (voor het deel vanaf 10 km t/m 40 km woon-werkreis) fiscale uitruil, die vanaf 2023 wordt verhoogd (van € 0,09 in 2022) naar € 0,11 per kilometer. Hiermee is de totale onbelaste vergoeding voor deze kilometers € 0,21 per kilometer.
Vanaf 2023 geldt deze OV vergoeding ook voor medewerkers die vanwege hun rooster voor 7.00 uur of na 22.00 uur moeten reizen en hierdoor niet met het OV de werklocatie of het woonadres kunnen bereiken

Harmonisatie bovenwettelijk verlof

Het bovenwettelijk verlof wordt geharmoniseerd. Er komt een einde aan de verschillen tussen gemeentelijke organisaties en tussen verschillende (groepen) medewerkers. Vanaf 1 januari 2023 heeft elke medewerker 6 bovenwettelijke vakantiedagen per jaar (43,2 uur voor een voltijds dienstverband). De 6 bovenwettelijke vakantiedagen in de CAO komen in de plaats van lokale bovenwettelijke vakantie-uren, lokale feestdagen en lokale vormen van verlof. Medewerkers die op 31 december 2022 in dienst zijn en door de verlofharmonisatie in verlof afbouwen, krijgen van de directie ter verzachting van de verlofharmonisatie twee jaar tijdelijk vitaliteitsverlof. Dat betekent dat er in 2023 en 2024 nog niets verandert aan hun verlofuren.

Jaarverslag integriteit

Het jaarverslag integriteit geeft inzicht in de wijze waarop invulling is gegeven aan het integriteitsbeleid in 2022. Het gaat daarbij om het gehele terrein van integriteit inclusief omgangsvormen en omvat beleid en kaderstelling, bewustwording en preventie, advisering, handhaving en afdoening. In het verslag zit een geanonimiseerd overzicht van het aantal integriteitsmeldingen en -schendingen in 2022, de aard van de schending en hoe deze schendingen zijn afgedaan.

Het is belangrijk om vermoedens van integriteitsschendingen, de aard van het daaropvolgend onderzoek en de afdoening zo veel mogelijk in lijn met elkaar af te handelen. Hierdoor geeft het management inzicht in de aard, omvang en afhandeling van integriteitsschendingen en kunnen er gerichte maatregelen genomen worden om schendingen in de toekomst te voorkomen. Daarbij heeft de opvolging effect op meldingsbereidheid. In de kern komt het integriteitsmanagement erop neer dat de organisatie in haar formele en informele (structuur en cultuur) een consistente boodschap uitzendt over de gewenste waarden en normen. Belangrijke signalen herkennen en elkaar aanmoedigen daar iets mee te doen is essentieel om verder te komen.

Meldpunt integriteit

Analyse meldingen
In 2022 zijn 50 meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen ontvangen. Een stijging van ruim 19 meldingen ten opzichte van het vorig jaar. Hiervan zijn 34 vermoedens weerlegd of bleken niet te onderzoeken. 16 schendingen zijn vastgesteld. Het aantal meldingen die door een ambtenaar zijn gemeld is 40 en extern 10. Van de 16 schendingen gingen er 13 over ongewenst gedrag. Te specificeren in discriminatie (2), seksuele intimidatie (3) verbale agressie (2) en overige (6).
Eén schending ging over misbruik van bedrijfsmiddelen en twee over gedrag in de privésfeer.
In het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek zijn ook vragen opgenomen over integriteit en sociale veiligheid. De sociale veiligheid wordt gemiddeld genomen als goed beoordeeld. Verbale agressie is nog wel iets wat met enige regelmaat voorkomt en aandacht vraagt.

Het aantal meldingen over ongewenst gedrag is toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Deze stijging is waarschijnlijk toe te schrijven aan de aandacht voor de vernieuwde gedragscode en de aandacht voor het onderwerp in de media.

Er is naar aanleiding van de schendingen 6 keer een schriftelijke waarschuwing gegeven, 1 keer ontslag op staande voet, 1 keer schorsing als strafmaatregel en 1 keer het direct beëindigen van een stage. Er is 15 keer advies gegeven over de opvolging van een melding of afgegeven signaal waarbij een aantal keer een gesprek naar aanleiding van een melding schriftelijk is vastgelegd. Uitgangspunt bij advies of vastlegging over de opvolging is navolgbaarheid en een uitlegbare samenhang in de afhandeling van meldingen binnen onze organisatie.

Vertrouwenspersonen
Het is een gezonde organisatiecultuur als we in gesprek kunnen gaan over zaken waar we ons onprettig over voelen. Waar het normaal is om twijfels en dilemma’s te bespreken en waar tegenspraak wordt gewaardeerd.

Het afgelopen jaar zijn er veel gesprekken gevoerd over ongewenst gedrag. Ook bij onze vertrouwenspersonen. Bij arbeidsconflicten blijkt ook nog steeds, dat mensen het gesprek met hun manager niet aan durven te gaan. De vertrouwenspersonen geven aan dat collega’s die zich met hen in gesprek gingen het moeilijk vonden om in gesprek te gaan met de collega of leidinggevende. Het is voor iedereen juist belangrijk om eerst het goede gesprek met elkaar te voeren. Alleen bij integriteitschendingen, of als een gesprek niet helpt, ga je melden.
NB. Vertrouwenspersonen leveren tekst en cijfers onafhankelijk en separaat aan.

In 2022 zien we een flinke toename in het aantal gesprekken ten opzichte van de voorgaande jaren. Er zijn 70 gesprekken met 64 collega’s gevoerd. Het merendeel van deze gesprekken (35) is gekwalificeerd als vertrouwelijk gesprek. Onderwerp is in een ruime meerderheid van de gevallen de wijze van én communiceren met de leidinggevende. Medewerkers geven aan dat zij zich niet veilig voelen om hun mening te geven. In een aantal gevallen ervaren de medewerkers dat de leidinggevende té emotioneel of té dwingend reageert. Ook is af en toe door medewerkers gespard met de vertrouwenspersonen over moeizame communicatie met collega’s. Wanneer er door de vertrouwenspersonen meerdere signalen over een betreffende afdeling zijn dan hebben zij hierover contact gezocht met de HR Businesspartner en de coördinator Integriteit.
Er is een duidelijke toename van gesprekken over ongewenste omgangsvormen. Specificatie ongewenste omgangsvormen – 16 gesprekken waarvan gesprekken vaak meerdere onderwerpen hadden: 5 betreffende ‘intimidatie’, 2 betreffende ‘roddelen’, 3 betreffende discriminatie, 2 betreffende seksuele intimidatie, 4 betreffende verbale agressie en 5 betreffende ‘pesten’.

In gesprek over de gedragscode
Goed en effectief integriteitsbeleid vraagt om voortdurend onderhoud om te kunnen meebewegen met de maatschappelijke ontwikkelingen. Daarom is in 2021 onze gedragscode aangepast aan de huidige tijd. Doelstelling is gerichte aandacht aan weerbaarheid in een dynamische omgeving zodat onze medewerkers steeds hun rol ten behoeve van de Zaanse samenleving zuiver kunnen blijven vervullen. In januari 2022 hebben alle medewerkers de in december 2021 vastgestelde gedragscode thuis ontvangen. Nieuwe medewerkers ontvangen de gedragscode bij hun arbeidsovereenkomst en deze komt aan de orde bij de ambtseed.

Gedragsregels formuleren heeft alleen zin als het leidt tot herleving van het gesprek over de maatschappelijke taak, de eigen rol en verantwoordelijkheid bij die rol. Goed bestuur en ambtelijk handelen is geen resultaat van procedures of protocollen, wel van het feitelijk handelen van mensen. Het is daarom verstandig de praktijk van het gedrag als uitgangspunt te nemen. Daarom hebben we in 2022 gewerkt aan het bekendmaken en doorleven van de nieuwe gedragscode. Naast dat de gedragscode is verstuurd en onder de aandacht is gebracht op ons sociale intranet Zaanlink zijn er met behulp van een spel “dilemmax” gesprekken gevoerd over de inhoud van de gedragscode. Het kaartspel maakt ons bewust van de vele manieren waarop integriteit een rol speelt in ons werk. Het maakt dilemma’s bespreekbaar en kweekt begrip voor de zienswijze van collega’s. Uit het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek blijkt dat verreweg de meeste medewerkers weten dat er een gedragscode is en dat een groot deel ook de inhoud hiervan kent.

In totaal zijn er 19 gesprekken gevoerd over de gedragscode. De directie gaat op maandelijkse basis met elkaar in gesprek met behulp van het spel. 5 MT’s hebben het spel gespeeld en 17 afdelingen zijn met behulp van het spel in gesprek gegaan over de gedragscode. Dat betekent dat er op nog 29 afdelingen het gesprek over de gedragscode gevoerd gaat worden. Raadsleden zijn met burgemeester en college tijdens de raadsconferentie in gesprek gegaan over de dilemma’s die zij in hun werk tegenkomen en relateren aan onderwerpen in de gedragscode voor raadsleden.

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel uit van het introductieprogramma. In 2022 hebben 187 van de 249 nieuwe medewerkers van Zaanstad de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. De overige 69 medewerkers worden uitgenodigd in 2023. In 2022 hebben 249 medewerkers de ambtseed afgelegd.

------------------------------------------------------------
[1] Nationale Nederlanden. (2022). Ziekteverzuimpercentage 2022 na twintig jaar weer boven 5%. Geraadpleegd op 9 januari 2022, van https://www.nn.nl/Over-NationaleNederlanden/Actualiteiten/Persbericht/Ziekteverzuimpercentage-2022-na-twintig-jaar-weer-boven-5.htm