Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid

De Wet open overheid is op 1 mei 2022 in werking getreden. Bij het vaststellen van de Begroting 2022 was deze wet nog niet van kracht. Om die reden was deze nieuwe paragraaf nog niet in de Begroting 2022 opgenomen en kan er niet worden gereflecteerd aan de Begroting.
De Wet verplicht ons om zoveel mogelijk informatie vanuit onszelf openbaar te maken. Zodat inwoners, bedrijven, raadsleden, journalisten en andere geïnteresseerden deze informatie kunnen gebruiken om met ons samen te werken, aan ons vragen te stellen en eerlijke procedures te kunnen voeren.
In deze paragraaf wordt verslag gedaan van de uitvoering in 2022 van de Wet open overheid, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
De programmadoelstelling programma 7 Bestuur en Financiën begroting 2022 zegt over openbaarheid Een goed openbaar bestuur is essentieel voor het functioneren van onze democratische rechtsstaat. Het bestuur weet wat er leeft in Zaanstad, is bereikbaar voor inwoners en ondernemers en trekt samen met hen op. Het bestuur neemt heldere besluiten en is daar open en transparant over.

Voor de implementatie van de Wet open overheid is het programma ‘Zaanstad Open’ ingesteld. Vanuit dit programma wordt in Zaanstad gestuurd op de volgende onderdelen:

1. Governance (besturen, in de organisatie opnemen) en cultuur.
2. Informatiebeheer op orde (informatie opslaan, kunnen terugvinden, op tijd vernietigen).
3. Openbaar maken van overheidsinformatie (op verzoek van inwoners, journalisten en anderen en uit onszelf.

Het programmaonderdeel Governance en cultuur

• Opzetten en bemensen programma Zaanstad Open (aantrekken informatieadviseur/informatiemanager en adviseur procesmanagement).
• Opstellen scenario’s om de Wet openbare overheid in te voeren in Zaanstad.
• Gesprekken met de raad  (technisch sessie over privacy en de Wet open overheid en uitvragen van zienswijze over de scenario’s aan de raad).

Op het programma onderdeel Informatiebeheer op orde zijn divers projecten begonnen. Essentie van deze projecten is dat medewerkers en inwoners, bedrijven en organisaties de juiste informatie op een gemakkelijke manier kunnen terugvinden. Maar ook dat bekend is waar hulp hiervoor beschikbaar is.  
Er wordt gewerkt met verschillende informatiesystemen, hierdoor is informatie in het verleden versnipperd geraakt. Ook zijn deze informatiesystemen op dit moment niet geschikt om de informatie vanuit dat systeem op de website te plaatsen, daar waar dat verplicht is of wordt. Om dit te verbeteren brengen we de informatiehuishouding op orde. In 2022 is gestart met het opstellen van een projectplanning hiervoor. Ook zijn een aantal projecten al opgestart of al afgerond. Denk hierbij aan:

• Uitvraag aan ‘de markt’ (commerciële partijen) voor informatiesystemen die vervangen moeten worden, denk aan website en documentsysteem.
• Opzetten en vaststellen kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding.
• Besluit vervanging richting digitaal werken waardoor alle papieren stukken die in/door de organisatie gemaakt en ontvangen worden digitaal worden gemaakt.
• Opstellen plan van aanpak voor wegwerken achterstanden vernietiging zodat geen oude informatie wordt gebruikt.
• Overbrenging bouwvergunningen 1974-1984, deze zijn voor 80% digitaal te raadplegen via de website van het Gemeentearchief Zaanstad.  

Op het programma onderdeel Openbaar maken overheidsinformatie wordt gewerkt aan een aanpak. Deze aanpak moet o.a. de volgende vragen beantwoorden: Wat is er veranderd voor de inwoner door WOO-verzoeken? Op welke informatie heeft een inwoner recht? Waarom is niet alles openbaar (bijvoorbeeld spelen er privacy, belangen van bedrijven en de gemeente)? Hoe informeren we de burger het beste over het omgaan met en gebruik maken van dit recht? In 2022 zijn de volgende onderdelen gerealiseerd:

• Op de website is de informatie voor de inwoner aangepast van de Wet openbaarheid van Bestuur naar zijn vervanger de Wet open overheid.
• De in de Wet open overheid vereiste contactpersoon is aangesteld en op de website is uitgelegd hoe je hiermee in contact komt.
• Het oude WOB proces is WOO-‘proof’ gemaakt. WOO verzoeken kunnen via de website worden ingediend, maar ook telefonisch en per brief.
• De nieuwe termijnen van de WOO zijn ingesteld zoals in de Wet staat en zijn opgenomen en verwerkt in het systeem dat voor de behandeling van Woo-verzoeken is ingericht.
• Opvolging adviezen rekenkamerrapport ‘Openbaar maken Overheidsinformatie in Zaanstad’ d.d. 1 april 2022: de raad heeft beleid vastgesteld over openbaar maken van documenten van de Raad, een gesprek over de implementatie van de Wet open overheid heeft plaatsgevonden in een Zaanstad Beraad. De raad heeft een raadinformatiebrief ontvangen over de voortgang van het rapport en verschillende over de Wet gedane toezeggingen. In deze Raadinformatiebrief is ook een plan van aanpak opgenomen (wanneer voeren we welke adviezen van de rekenkamer uit).

Voor meer informatie over de implementatie van de Wet Open Overheid heeft de Archiefinspectie begin 2023 een onderzoek uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn terug te vinden in de bijlage van deze jaarrekening:  "Jaarverslag Toezicht 2022, Archief- en informatiemanagement".